La protection des renseignements personnels revêt une importance particulière pour Montréal Cowork. Cette politique présente les mesures que nous prenons pour protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.
Notre politique s’applique à toute personne qui visite notre site Internet (https://www.montrealcowok.com) et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique.
Renseignements personnels que nous recueillons, comment et pour quelles finalités
Dans la plupart des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous recueillons également des renseignements personnels de façon automatique sur notre site Internet, comme décrit dans la Politique de cookies.
Renseignements personnels collectés
- Nom et prénom
Moyens de la collecte : Formulaire (Nous joindre / Réservez un espace / Demande de réservation)
Finalités de la collecte : Contact / Suivi de la demande / de la commande / de la réservation
- Adresse électronique
Moyens de la collecte : Formulaire (Nous joindre / Réservez un espace/ Demande de réservation), Inscription à notre infolettre
Finalités de la collecte : Contact / Suivi de la demande / de la commande / de la réservation, Informations / Offres promotionnelles
- Numéro de téléphone / de télécopieur
Moyens de la collecte : Formulaire (Nous joindre / Réservez un espace/ Demande de réservation)
Finalités de la collecte : Contact / Suivi de la demande / de la commande / de la réservation
- Adresse postale, incluant le code postal
Moyens de la collecte : Formulaire (Entente de services)
Finalités de la collecte : Contact, Embauche
- Coordonnées bancaires
Moyens de la collecte : Formulaire (Débit préautorisé)
Finalités de la collecte :
- Renseignements sur l’utilisation du site Internet et autres renseignements techniques
Moyens de la collecte : Fichiers témoins (cookies)
Finalités de la collecte : Fonctionnement du site Internet, Statistiques, Vidéos, Publicité, Partenaires, Personnalisation
Utilisation et Communication
En aucun cas, Montréal Cowork n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, nous pouvons être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, pour répondre à une obligation légale ou pour faire valoir nos droits.
Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec nos partenaires / fournisseurs de services pour assurer la continuité de ceux-ci et la sécurité de notre plateforme. Dans ce cas, nous nous assurons que ces tiers respectent la confidentialité de vos renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.
Liste non exhaustive de nos partenaires :
Slack – plateforme collaborative qui permet d’échanger et de partager toutes communications avec la communauté Montréal Cowork;
Archie – plateforme qui nous permet d’automatiser la facturation et les tâches administratives (réservation d’un bureau ou d’une salle de réunion / achat d’un accès journalier ou mensuel);
Square – plateforme pour prendre les commandes lorsque vous avez envie d’un café, d’une viennoiserie ou d’un repas;
Anytime Mailbox – service de boite aux lettres virtuelle.
Sécurité et conservation de vos renseignements personnels
Montréal Cowork a mis en place des mesures administratives, techniques et physiques afin de protéger les renseignements personnels recueillis auprès de vous contre l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés, mais aussi contre la perte de ceux-ci. Nous avons également pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui ont accès à vos renseignements sont ceux qui ont besoin de les connaître dans l’exercice de leurs fonctions.
Nous conservons vos renseignements personnels dans un environnement sécurisé. En général ceux-ci sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas, où ils seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, notamment par le biais de nos fournisseurs de services, nous nous assurons que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate.
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous au coordonnée suivante : vieprivee@montrealcowork.com
Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales.
Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, conformément aux lois applicables au Québec.
Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels
Vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels, plus particulièrement vous avez le droit de :
- Demander à avoir accès à vos renseignements personnels et à en obtenir une copie ou encore en demander la rectification (droit d’accès et de rectification);
- Demander que nous cessions d’utiliser ou de communiquer à des tiers vos renseignements personnels (retrait du consentement);
- Demander le transfert de certains renseignements personnels à une autre partie (droit à la portabilité);
- Demander que nous cessions la diffusion de vos renseignements personnels ou que nous désindexions tout hyperlien rattaché à votre nom sur notre site Internet (droit à la désindexation);
Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, vous devez faire parvenir une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : vieprivee@montrealcowork.com
Porter plainte
Si vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que nous accordons à vos renseignements personnels, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit, à l’adresse courriel suivante : vieprivee@montrealcowork.com
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible ici. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore pour exercer l’un de vos droits ou porter plainte en vous adressant par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :
- Par courriel : vieprivee@montrealcowork.com , à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
- Par la poste : Montréal Cowork, À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels, 4388 rue Saint-Denis, bur. 200, Montréal (Québec) H2J 2L1
Mise à jour de la Politique de confidentialité
Nous pouvons modifier le contenu de cette politique notamment pour nous conformer aux changements dans la loi et les règlements ou encore pour tenir compte de l’évolution de nos activités et des nouveaux renseignements que nous collectons. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons vos renseignements. Nous vous informerons à l’avance de tout changement important de cette politique et obtiendrons votre consentement pour toute nouvelle manière de collecter, d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels.
Responsabilité et gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Montréal Cowork est responsable des renseignements personnels qu’elle détient et ce, même si elle les confie à un tiers. Pour nous assurer de protéger au mieux vos renseignements personnels, en plus de la présente politique, nous nous sommes dotés de politiques et procédures qui encadrent la manière dont nous traitons vos renseignements personnels et qui précisent, entre autres :
- Les rôles et les responsabilités des membres du personnel, incluant les administrateurs, tout au long du cycle de vie des renseignements personnels;
- La gestion de vos demandes d’accès et plaintes à l’égard de vos renseignements personnels;
- La gestion des incidents de confidentialité susceptibles d’impliquer vos renseignements personnels;
- Les modalités de conservation et de destruction de vos renseignements personnels.